法令の遵守及び、企業規則や社会的倫理を遵守するという意味でのコンプライアンス。現在企業に最も求められている要素の一つでもあります。コンプライアンスが無いことで企業が秩序を保てなくなります。これにより違反行為が横行し、時には重要情報の流出事件が起きることも。
そこで多くの企業が「コンプライアンスプログラム」を策定するわけですが、具体的にどのように策定していけばいいのでしょうか？
コンプライアンスプログラムとは
そもそもコンプライアンスプログラムとは、「法規範、社内規範、倫理規範」の3要素を企業及び全従業員が遵守するための枠組みです。つまり、コンプライアンスそのものであり、コンプライアンスを遵守するためのシステムでもあります。
コンプライアンスプログラムが策定されていると、法令違反や違反行為によってもたらされるリスク(情報漏えいによる信頼性低下など)を最小限に留め、健全な経営体制の構築や、ブランドイメージと顧客からの信頼性を維持することが可能です。
コンプライアンスプログラムにおいて重要なのは、単にコンプライアンスを作成するだけでなく、それを組織の隅々まで浸透させるための活動や、継続的に適切なコンプライアンスを運営していくための組織体制です。
次項にてコンプライアンスプログラム策定の、具体的なポイントについて解説していきます。
コンプライアンスへの取り組み方
1. コンプライアンス組織の構築
よくあるのが、コンプライアンス運営とWebサイト運営などを同じように考えコンプライアンス担当者を付けてしまうことです。まず前提として、コンプライアンスと運営とWebサイト運営はまったくの別物です。
数人～数十人ほどの規模を持つベンチャー企業ならまだ問題ないでしょうが、数百人規模の中小企業となると専任の部署を設置するのが適切です。
≪構築のポイント≫
コンプライアンス担当役員、コンプライアンス・オフィサーを任命
コンプライアンス推進のための委員会(外部の有識者を含む)の設置
コンプライアンス運営、年間計画や事案の審議
役員及び従業員からコンプライアンス誓約書を取得
各部署におけるコンプライアンス責任者、コンプライアンス・リーダーなどの任命
2.ルールなどの整備
コンプライアンスプログラムにおけるルールとは、行動規範や行動基準など、全従業員が行動の道しるべとすべき項目です。まずは企業理念に基づき行動規範を作り、さらに行動基準で具体性を盛り込むのが基本となります。
行動規範や行動基準の具体的な作成方法については「決まりはない？コンプライアンスマニュアルの作成ポイントを解説」をご覧ください。
≪整備のポイント≫
従業員が基準にすべき行動規範、社内規定などの制定及び定期的な見直し
コンプライアンスマニュアル、ハンドブック、Q&A集等の制作及び定期的な見直し
3.社内アンケートを実施
コンプライアンスは、専任部署を設置したりルールを整備するだけではもちろんいけません。あくまで組織全体に浸透してこそのコンプライアンスです。
その第一歩として、アンケートによる「コンプライアンス意識調査」を行うのは大変有効です。アンケートによりコンプライアンス浸透の問題点などを把握できれば、教育や研修にも活かすことができます。
≪実施のポイント≫
社内でのコンプライアンスアンケートの実施、及び問題点の把握と教育への活用
4.教育や研修によるコンプライアンスの浸透
コンプライアンスを浸透させるために重要なのは、やはり教育と研修です。そして、まずは組織内でもコンプライアンスに対する認識の違いがあるということを理解しなくてはなりません。
従ってコンプライアンス教育や研修は、役職ごとは、予め実施したアンケートをもとにしてグループごとに行うことが適切だと言えます。
コンプライアンス教育の詳細については「コンプライアンス制御｜重要なのは適切な教育」をご覧ください。
≪浸透のポイント≫
経営者、役員、部門長、管理職、TL(チームリーダー)、新入社員など役職別やグループ別でのコンプライアンス教育
新たな法律の制定や改正の都度、社内講習会や社内プロジェクトを実施
外部の有識者を招いてのコンプライアンス勉強会
社内報など情報共有プラットフォームから、新たなコンプライアンス情報の啓発
5.ヘルプラインの設置
ヘルプラインとはつまり、コンプライアンスにおける従業員の相談窓口です。ヘルプラインを設けることにより、従業員がコンプライアンス問題で悩んでいる際も相談することで、適切な行動が取れるようになります。
また、匿名性での違反報告を受け付けることで、社内のコンプライアンス違反を減少することができます。
≪設置のポイント≫
社員等の相談、提案、通報などを総合的に受け付けるヘルプラインの設置
匿名性により違反報告のしやすい環境を整える
6.コンプライアンス監査
作成したコンプライアンスプログラムも完璧とは限りません。むしろ、完璧ではない場合の方が多いので、定期的に見直す必要があります。このとき実施していただきたいのがコンプライアンス監査です。
コンプライアンス監査を定期的に実施することで、常に適切なコンプライアンスを維持することができます。
また、コンプライアンスに関わる社内システムなどの監査も必要です。
≪監査のポイント≫
内部監査部門による、コンプライアンスの法令分野別監査
外部の監査機関を招いてのコンプライアンス監査
7.コンプライアンス活動の報告
コンプライアンスプログラムにより様々な活動をするかと思いまが、経営者はその全てを把握する必要があります。結局のところコンプライアンスの中心となるのは組織の代表者です。
その代表者が自社のコンプライアンス浸透度や、活動状況などを把握することで、その後の指針を決定していきます。
また、経営者だけでなく、外部のステークホルダーへの報告をすることで、コンプライアンスをしっかりと実施している企業として信頼を得ることもできます。
≪報告のポイント≫
経営者へ定期的かつリアルタイムなコンプライアンス活動の報告
コンプライアンスへの取り組みを明文化し、ホームページなどで外部ステークホルダーへ情報発信
コンプライアンスプログラム違反が発生した時は？
では、コンプライアンスプログラムを実施している中で、コンプライアンス違反が発生した時はどのように対処していけばいいのでしょうか？
まず一般的には、就業規則に沿って懲罰が下されるケースが多いです。これは、予めコンプライアンスマニュアルに明記しておくことで、コンプライアンス違反が発生した時のトラブルを回避できます。
企業によっては就業規則とは別に、コンプライアンス違反での懲罰を設ける場合があります。これもしっかりと明文化しておくことで、コンプライアンス違反が発生際も迅速に対処することが可能です。
まとめ
コンプライアンスプログラムは、これからの社会を生きる企業にとって必用不可欠な経営課題です。コンプライアンスを実施し組織全体の行動をコントロールするだけでなく、外部からの信頼性を得る上でもとても重要な要素なのです。
ちなみに、今回紹介したコンプライアンスへの取り組み方はあくまで一部の例であり、必ずしもすべてを実施する必要性はありません。大切なのは、自社に最適なコンプライアンスプログラムを構築することで。
本稿で紹介したポイントを参考に、最適なコンプライアンスプログラムをぜひ構築してください。
